Bedrijfssoftware en werkprocessen. Hoe zorg je voor een perfecte match?

Sluiten je systemen, softwarepakketten en bedrijfsprocessen nog op elkaar aan? Voor een optimaal resultaat zijn twee dingen van belang:

Bedrijfssoftware en werkprocessen. Hoe zorg je voor een perfecte match?

Ken uzelve!

Allereerst heb je inzicht in de bedrijfsprocessen nodig. Je moet weten hoe het er op de werkvloer aan toegaat. Dat klinkt als een open deur, maar met name bij grote bedrijven is dat niet vanzelfsprekend. Vaak is er sprake van meerdere teams die elk hun systemen en werkwijze hebben. Daardoor heeft niemand het totaaloverzicht over de werkstromen. Dat leidt tot versnippering van systemen, data en een inefficiënte bedrijfsvoering. Herken je dat? Dan wordt het tijd alle processen, systemen, pakketten, taken en subtaken eens goed in kaart te brengen.

Technische mogelijkheden

Vervolgens kun je de mogelijkheden van de gebruikte software onderzoeken. Vaak wordt maar een klein deel van de functionaliteit daadwerkelijk gebruikt. Als er al goede software beschikbaar is. Startende bedrijven kijken vaak niet verder dan Excel of een boekhoudpakket. Ze weten niet wat er nog meer op de markt is of denken dat dat niet voor hen is weggelegd. Zonde, want de laatste jaren zijn er allerlei laagdrempelige toepassingen op de markt gekomen die ook voor kleinere bedrijven heel goed haalbaar zijn.

Een voorbeeld uit de praktijk

Bij CNOC kwamen we in gesprek met een grote organisatie die werkzaam is in de postale en logistieke sector. Het bedrijf is afhankelijk van allerlei ICT systemen die dag en nacht draaien. Zo checkt de helpdesk drie keer per nacht de status van de sorteermachines door lijsten met foutmeldingen na te lopen en bij bepaalde meldingen handmatige actie te ondernemen. Een hele klus, maar zo wordt voorkomen dat er mensen voor niets uit hun bed worden getrommeld.

Tijd voor een optimalisatieslag

Natuurlijk vroegen we ons meteen af of het niet handiger kon. En jawel, de software bood allerlei mogelijkheden om foutmeldingen te filteren of te sorteren. Ze werden nog nauwelijks gebruikt, maar met wat tips en tricks van ons is daar verandering in gekomen. Zo viel op dat er wel heel veel meldingen “machine uitgezet” voorbij kwamen. Het bleek in 99% van alle gevallen te gaan om servers die (bv. vanwege beheerwerkzaamheden) tijdelijk waren uitgezet. Dat kun je niet opmaken uit de foutmelding. De medewerker moest dus steeds weer checken en beoordelen of het toch een urgente melding betrof. Zonde van het werk!

Kleine aanpassing, groot plezier

Op ons advies is de software nu zo aangepast dat de melding slechts eenmalig wordt getoond. Pas als de server opnieuw is opgestart en vervolgens wordt uitgezet, verschijnt hij weer. Een minimale wijziging, maar erg prettig voor de medewerkers. Door dit soort kleine aanpassingen, kunnen zij veel gerichter en sneller hun werk doen.

Interesse?

Weet je niet goed of je alle mogelijkheden van je software optimaal benut of wil je een systeem dat precies past bij je bedrijfsprocessen? Neem dan contact met ons op! We leggen graag uit wat we voor je kunnen doen.