Van MS Access naar het nieuwe platform. Een wereld van verschil.

Het bedrijf Hofstaete is een softwarebedrijf dat innovatieve en gebruikersvriendelijke mid- en frontoffice oplossingen maakt voor de verzekeringsbranche. Softwareontwikkelaars dus, maar in een heel specifieke tak van sport. Vandaar dat het bedrijf ervoor gekozen heeft om het ontwikkelen van de administratieve software uit te besteden aan een derde partij.

Het bedrijf Hofstaete is een softwarebedrijf dat innovatieve en gebruikersvriendelijke mid- en frontoffice oplossingen maakt voor de verzekeringsbranche. Softwareontwikkelaars dus, maar in een heel specifieke tak van sport. Vandaar dat het bedrijf ervoor gekozen heeft om het ontwikkelen van de administratieve software uit te besteden aan een derde partij.

Zo’n 15 jaar geleden klopte het bedrijf bij ons aan met de vraag een tool te maken voor projectadministratie, urenregistratie en facturatie. Dat werd een van onze eerste MS Access applicaties. Het begon als een klein, handzaam systeem, maar is in de loop van de jaren uitgegroeid tot een grote jongen.

Tijd voor wat nieuws!

De laatste tijd liep Hofstaete steeds meer tegen de grenzen van MS Access aan. De applicatie werd trager en het werd lastiger om functionele wijzigingen door te voeren. Het werd steeds duidelijker dat de applicatie zijn langste tijd heeft gehad. Daarom is besloten om stapsgewijs te migreren naar ons nieuwe platform. De afgelopen periode hebben we hiermee een vliegende start gemaakt. Het migreren van de tijdregistratie is als eerste opgepakt en gerealiseerd.

Omdat het nieuwe platform web-based is, kunnen medewerkers nu overal, altijd en op elke device hun tijdsregistratie doen. Voorheen hadden ze daarvoor een werkstation met lokaal geïnstalleerde MS Access nodig, nu alleen nog maar een internetverbinding. Lang leve het thuiswerken!

Slimme uitrolstrategie

De meeste gebruikers hebben al helemaal afscheid genomen van MS Access. Slechts een klein aantal medewerkers werkt nog steeds in de Access MS applicatie voor een aantal specifieke functies die later worden overgezet.

We hebben er heel bewust voor gekozen om de tijdregistratie als eerste om te zetten naar het nieuwe platform. MS Access licenties zijn vrij duur. Het is zonde om te betalen voor gebruikers die alleen maar even hun uren willen boeken. Door hen als eerste over te brengen naar het nieuwe platform, worden de licentiekosten meteen een stuk lager. Dat scheelt! Bovendien hebben we de functionaliteit niet helemaal één op één overgenomen. We hebben een aantal additionele checks en handigheidjes toegevoegd zodat de gebruikers sneller en zorgvuldiger kunnen werken.

Next steps

De volgende mijlpaal wordt het opleveren van de eerste management rapportages. Dat is een grote vooruitgang voor de klant. Momenteel is men elke maand uren kwijt met het maken van rapportages. Alle gegevens worden naar Excel geëxporteerd en er zijn een hoop handmatige bewerkingen nodig om tot een goede rapportage te komen. Een tijdrovende en foutgevoelige klus. Met de nieuwe rapportagetool is dat voorgoed verleden tijd. Met ons platform kunnen we heel snel allerlei mooie standaardrapportages inrichten. Met één druk op de knop heb je alle cijfers paraat. Supersnel, overzichtelijk en altijd actueel.

Nu al een succes

De herbouw van de facturatiemodule en de koppeling met de boekhouding laten nog even op zich wachten. Eerst de management rapportages! Dat betekent dat een klein aantal medewerkers dus nog even gebruik moeten maken van MS Access. Hoewel we iedereen natuurlijk zo snel mogelijk helemaal op het nieuwe platform willen overzetten, is dat geen punt. De oude applicatie werkt nog prima en Hofstaete heeft al veel voordeel van het nieuwe platform: medewerkers kunnen hun uren sneller en efficiënter boeken, geen onnodige licentiekosten meer en de eerste real-time online rapportages komen eraan.

Zo snel?!

Een migratie van MS Access naar het nieuwe platform, hoeft niet veel tijd te kosten. In het geval van Hofstaete al helemaal niet omdat de onderliggende database intact kon blijven. Alle data staat op een SQL server en blijft daar ook staan. Alleen hebben we hier en daar wat scriptjes gedraaid om de database enigszins op te schonen. Verder konden we ons helemaal concentreren op het nabouwen van de specifieke schermen en de business logica. Voor de ontwikkelaars van CNOC, een leuke, recht-toe-recht-aan klus!

En natuurlijk maken we optimaal gebruik van alle generieke functionaliteit van het nieuwe platform. Wat voorbeelden:

  • We kunnen gebruikers veel gerichter toegang geven tot bepaalde functies of gegevens. Dat maakt het werken een stuk veiliger ten opzichte van MS Access.
  • Gebruikers kunnen nu overal en altijd online inloggen. Eenmaal ingelogd krijgen ze een frisse, moderne user-interface waarin ze direct hun weg kunnen vinden.
  • Het nieuwe systeem is een stuk sneller dan het oude. Gegevens worden in no-time opgehaald, eventuele wijzigingen worden meteen opgeslagen en verwerkt.

Interesse?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van ons nieuwe platform en/of heb je nog een oude MS Access applicatie die toe is aan een flinke upgrade? Neem gerust contact met ons op om een afspraak te maken.